Theorie

DOEL

De jaarrekening heeft twee belangrijke doelen:

  • Ze wordt gebruikt voor de aangifte van de vennootschapsbelasting
  • Verder is de jaarrekening ook een vorm van informatieverstrekking naar diverse partijen zoals bijvoorbeeld de aandeelhouders, schuldeisers, banken, potentiële overnemers, …

NEERLEGGING

De jaarrekening kan op papier worden neergelegd bij een loket van de Nationale Bank van België, of elektronisch worden neergelegd via internet.
Dit laatste gebeurt in een specifiek formaat, “xbrl” of extensible business reporting language.

De meeste jaarrekeningen worden elektronisch neergelegd, minder dan 10% van de jaarrekeningen worden nog op papier neergelegd. Dit komt omdat aan de neerlegging op papier een aantal nadelen zijn verbonden:

  • Hogere neerleggingskosten: de neerleggingskosten zijn 60,50 euro duurder dan bij een elektronische neerlegging.
  • Er gebeuren geen online controles. De controles door de Nationale Bank gebeuren pas na de neerlegging. Als er bij deze controles nog fouten worden gevonden, moet de onderneming een verbeterde versie neerleggen, met bijkomende kosten als gevolg.

Je kan dus het best je jaarrekening via internet neer leggen. Hiervoor dien je wel te beschikken over de nodige software om de jaarrekening in xbrl formaat aan te maken, en over een geldig digitaal certificaat dat u toelaat om via beveiligde weg deze informatie door te sturen naar de Nationale Bank.

Bij het tijdig neerleggen van een jaarrekening zijn de neerleggingskosten, te betalen aan de Nationale Bank, de volgende:

Via het internet in .xbrl formaat

– volledig model 359,08
– verkort model 134,02

Via het internet in PDF-formaat

– volledig model 413,53
– verkort model 188,47

Via de post of aan het loket op papier

– volledig model 419,58
– verkort model 194,52

CONTROLE

Bij de neerlegging van de jaarrekening controleert de Nationale Bank eerst of deze voldoet aan een aantal verplichte controles.

Er mogen bijvoorbeeld geen tegenstrijdigheden zijn tussen de balans en de uitsplitsing van bepaalde balansposten in de toelichting. Indien de jaarrekening niet voldoet aan deze verplichte controles, wordt ze geweigerd door de Nationale Bank, en dien je een nieuwe versie voor te leggen ter neerlegging.

TERMIJN

De jaarrekening moet binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd door de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar bij de Balanscentrale worden neergelegd.

Bij laattijdige neerlegging moet er, bovenop de neerleggingskosten, een tarieftoeslag worden betaald. Deze toeslag is afhankelijk van het moment van de neerlegging:

  • vanaf de eerste dag van de negende maand na de afsluiting van het boekjaar:
    • 120 euro voor een verkort schema
    • 400 euro voor een volledig schema
  • vanaf de eerste dag van de tiende maand en tot de twaalfde maand na de afsluiting van het boekjaar:
    • 180 euro voor een verkort schema
    • 600 euro voor een volledig schema
  • vanaf de eerste dag van de dertiende maand na de afsluiting van het boekjaar:
    • 360 euro voor een verkort schema
    • 1.200 euro voor een volledig schema

SCHEMA’S

De inhoud van een jaarrekening is afhankelijk van de grootte van de onderneming. Een kleine of middelgrote onderneming legt een jaarrekening neer volgens het verkort schema. Een grote onderneming  en  beursgenoteerde onderneming moet een jaarrekening neerleggen volgens het volledige schema.

Voor alle bedrijven geld echter dat de jaarrekening de volgende componenten moet bevatten:

  • Balans
  • Resultatenrekening

Grote ondernemingen dienen samen met de jaarrekening bijkomend volgende documenten te publiceren:

  • Jaarverslag
  • Verslag van de commissaris

Verdere, niet verplichte gegevens kunnen ook nuttig zijn om op te nemen in de jaarrekening. Zoals het kasstroomoverzicht.

Een volledig schema omvat meer details dan een verkort schema. Maar in beide gevallen bevat de jaarrekening, naast een aantal niet-financiële data zoals de namen en adressen van de bestuurders, ook financiële gegevens, met name de balans, resultatenrekening en de toelichting. Indien de vennootschap werknemers in dienst heeft, moet ook een sociale balans worden opgesteld.

Een jaarrekening moet worden opgesteld volgens het volledig schema indien de vennootschap “groot” is. Een grote onderneming is een onderneming die een gemiddeld personeelsbestand heeft van meer dan 100 voltijdse equivalenten, of een onderneming die meer dan één van volgende criteria overschrijdt:

  • Gemiddeld personeelsbestand 50 voltijdse equivalenten
  • Jaaromzet (excl. BTW) 7,3 miljoen euro
  • Balanstotaal 3,65 miljoen euro

BALANS

De balans is een belangrijk onderdeel van de jaarrekening. Het is een overzicht van de bezittingen en schulden van de onderneming.

Die bezittingen (de activa) en de schulden (de passiva) worden weergegeven zoals ze zijn op één bepaald moment, de afsluitdatum. Dit onderdeel van de jaarrekening is een momentopname, een soort foto van de onderneming op het einde van haar boekjaar.

De meeste ondernemingen hebben als afsluitdatum 31 december. Maar het is geen verplichting om het boekjaar van de onderneming te laten samenvallen met het kalenderjaar.

De activa en passiva moeten gewaardeerd worden volgens bepaalde regels, de waarderingsregels. Voor sommige items zijn deze regels eenvoudig. Zo zal de waardering van het bedrag op de bankrekening geen problemen vormen. Andere items zijn niet steeds zo gemakkelijk te waarderen, bijvoorbeeld de inventaris, of een provisie voor toekomstige verplichtingen. De waarderingsregels moeten duidelijk maken op welke manier de balansposten gewaardeerd zijn in de onderneming. Deze regels zijn niet vrij te bepalen; ze moeten in overeenstemming zijn met de boekhoudwetgeving.

DE RESULTATENREKENING

Dit onderdeel van de jaarrekening, de resultatenrekening (of winst- en verliesrekening), is een weergave van alle opbrengsten en kosten die werden gemaakt tijdens het afgelopen boekjaar. Het resultaat daarvan is winst of verlies. Dit resultaat kan worden uitgekeerd aan de aandeelhouders, of worden opgenomen in het eigen vermogen (de passiva) van de onderneming.

COMMISSARIS

Grote ondernemingen zijn verplicht om een commissaris aan te stellen.

De commissaris (ook “revisor of “auditor” genoemd) onderzoekt de jaarrekening, en kijkt na of deze jaarrekening een waarheidsgetrouw beeld weergeeft. Hij schrijft zijn conclusies neer in het commissarisverslag. Dit verslag moet samen met de jaarrekening worden neergelegd en gepubliceerd. Het rapport geeft in feite een extra zekerheid voor de lezer van de jaarrekening, dat de informatie die werd opgenomen in deze jaarrekening correct is.

Uiteraard dient de commissaris zijn verslag op te stellen in volledige onafhankelijkheid. Het is dan ook verboden voor een commissaris om de jaarrekening op te stellen voor een vennootschap, waarvan hij commissaris is. Dit zou immers betekenen dat de commissaris zijn eigen werk zou controleren. Daarom komt het vaak voor bij grote bedrijven, dat ze een accountant aanspreken om de jaarrekening op te stellen. Het is namelijk niet toegelaten voor de commissaris om dit te doen, en de eigen boekhoudafdeling heeft niet steeds de nodige software en knowhow om dit te doen. Het opstellen van de jaarrekening en bijbehorende vergaderstukken is immers een taak die slechts één keer per boekjaar voorkomt. Daarom is het dikwijls efficiënter om deze taak uit te besteden aan een accountant.

TOELICHTING

De toelichting herneemt een aantal rubrieken uit de balans en de resultatenrekening die daar dan nader worden gepreciseerd zoals:

– de veranderingen die men in de loop van het boekjaar gedaan heeft m.b.t. vastliggende activa
– detail van participaties, naam en adres van de ondernemingen waarin de onderneming een deelneming bezit en ook de ondernemingen waarin de onderneming maatschappelijke rechten heeft
– detail van de geldbeleggingen

SOCIALE BALANS

De sociale balans is een onderdeel van de toelichting waarin de onderneming verslag uitbrengt over:

– de ontwikkeling van de werkgelegenheid in het bedrijf
– de geleverde inspanningen inzake opleiding en vorming
– de effecten van de verschillende overheidsmaatregelen ter bevordering van de werkgelegenheid

Voor de regering is de sociale balans niet alleen een belangrijke bron van informatie, maar ook een nuttig instrument voor de bewaking van de opgelegde loonmatiging.

De sociale balans in het volledig schema bestaat uit vier delen:

1.  Het aantal in de onderneming tewerkgestelde personen en de daaraan verbonden kosten
 Voor werknemers die ingeschreven zijn in het personeelregister moet het volgende worden vermeld:

– Voor de betrokken periode:
– hoeveel werknemers gemiddeld worden tewerkgesteld
– het aantal gepresteerde uren
– de personeelkosten
– de toegekende sociale voordelen

– Op de afsluitingsdatum van het boekjaar:
– het totaal aantal werknemers opgenomen in het personeelsregister
– het aantal contracten van onbepaalde en bepaalde duur of voor de uitvoering
van een welbepaald werk
– het aantal vervangingscontracten

Voor uitzendkrachten moet worden vermeld:

– het gemiddeld aantal tewerkgestelde personeelsleden
– het aantal gepresteerde uren en de daaraan verbonden kosten

2. De personeelsbewegingen tijdens het boekjaar
Voor nieuwe werknemers moet de aard van de overeenkomst en het studieniveau per geslacht worden vermeld.
Voor werknemers die het bedrijf hebben verlaten moet o.m. worden genoteerd: de aard van het contract, het diploma per geslacht en de reden waarom ze het bedrijf hebben verlaten.

3. De werknemers betrokken bij tewerkstellingsmaatregelen van de overheid plus de eventueel daaraan verbonden financiële voordelen
Onderscheid wordt gemaakt tussen maatregelen met financiële voordelen (bv. jongerenbanenplan, bedrijfsplan, …) en andere maatregelen (bv. jongerenstage, eerste werkervaringcontracten, …).

4. De opleidingen die tijdens het boekjaar voor de werknemers werden georganiseerd
In dit deel moeten inlichtingen verstrekt worden m.b.t. het aantal betrokken werknemers, het aantal gevolgde uren en de kosten van de opleiding.