Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer
In ons land komt ongeveer één op de vijf bedrijven wel eens in financiële moeilijkheden. Jaarlijks gaan er ongeveer 5000 bedrijven failliet en stoppen er 25000 bedrijven met hun activiteiten. Een belangrijke oorzaak van hun financiële moeilijkheden is het niet-tijdig of in het geheel niet betalen van facturen door klanten. Betalen je klanten niet op tijd, dan ben je genoodzaakt om voor bank te spelen en het geld waar je recht op hebt zelf voor te financieren totdat je klant betaalt. Betaalt je klant uiteindelijk helemaal niet dan kan dit met name voor grote facturen van tientallen duizenden euro’s de oorzaak zijn van een faillissement.

Wat en waarom debiteurenbeheer?

Een onderneming moet zoveel mogelijk klanten en bestellingen proberen aan te trekken. Het aantal klanten dat een onderneming heeft is belangrijk maar het is minstens even belangrijk dat deze klanten ook op tijd hun rekeningen betalen.

Debiteurenbeheer is niet alleen het opvolgen van betalingen, het omvat een geheel van activiteiten die erop gericht zijn om wanbetalingen te voorkomen en de risico’s ervan in te dekken. Een goed debiteurenbeheer is er ook op gericht om het rendement van de onderneming te verhogen.

In België wordt één op drie facturen later dan de uiterste datum betaald, de gemiddelde betaaltermijn is 54 dagen, en één op twaalf rekeningen worden zelfs pas na meer dan 90 dagen vereffend, daarom is debiteurenbeheer dus een noodzaak. De financiële gezondheid van de onderneming hangt ondermeer af van de manier waarop de klanten betalen. Een klant die niet tijdig of helemaal niet betaalt, kan de onderneming financieel uit balans brengen.

Debiteurenbeheer vormt dan ook een belangrijke basis voor geslaagd zaken doen. Een onderneming kan veel problemen voorkomen door een debiteurenbeleid uit te stippelen. Een beleid dient gericht te zijn op de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van klanten. Een goed debiteurenbeheer hoeft niet duur, ingewikkeld of veel tijd in beslag te nemen. Waar het om gaat, is de risico’s te beperken en de winst te verhogen. Door het niet of laattijdig betalen wordt de liquiditeitspositie van de onderneming aangetast. Een onbetaalde factuur, zal het eigen vermogen en daardoor ook de liquiditeit negatief beïnvloeden. Zonder een relatieve zekerheid over de betalingen van de klanten, kan men geen financiële planning maken.

Risico’s beperken

Risico’s zullen altijd aanwezig zijn bij de activiteiten van een onderneming, dit kan je niet uitsluiten, maar wel zoveel mogelijk beperken.

Het is belangrijk om het totaalbedrag aan openstaande facturen van één klant goed in de gaten houden en indien nodig grenzen opstellen, waarboven je geen bijkomende leveringen of uitstel van betaling verleent (de zogenaamde limieten).

Een slecht debiteurenbeheer wil zeggen dat er veel openstaande vorderingen zijn en dat de onderneming een groot risico loopt. Het financiële risico kan fatale gevolgen hebben voor de onderneming. Een onderneming moet er steeds naar streven om de risico’s in verband met openstaande vorderingen te beperken.

Rendement verhogen

Het is normaal dat je een klant een bepaald krediet verleent, het is eigenlijk een bijkomende dienstverlening. Door hem krediet te verlenen, geeft je hem de kans, de geleverde goederen of diensten al te verkopen, vooraleer ze betaald zijn. Zo stelt een onderneming zijn klanten in staat het geld dat de klant nog aan de firma verschuldigd is reeds terug te verdienen.

Waarom krediet verlenen?

Als je een onmiddellijke betaling eist zul je gegarandeerd klanten afstoten en verliezen. Een cliënt vraagt niet alleen krediet omdat hij financiering nodig heeft, maar ook omdat hij een minimum betalingstermijn nodig heeft voor het vervullen van zijn administratieve procedures.

Er zijn verschillende redenen waarom een onderneming aan haar klanten krediet verleend:

– om de groei van de omzet te bevorderen;
– om de winst op te voeren;
– om het hoofd te bieden aan de concurrentie.

De ondernemer dient zich echter goed te realiseren welke kosten aan kredietverlening en
debiteurenbeheer verbonden zijn:

– de financiering van de activa;
– de administratiekosten;
– inningskosten;
– intrestverliezen die niet gerecupereerd worden.

Als krediettermijnen verlengd worden moet de opvolging de te strenger zijn, zoniet zullen sommige klanten aan de betalingstermijnen gaan trekken om van de gratis financiering maximaal te profiteren en zwakkere klanten kunnen ondertussen risicodragend worden en in wanbetaling vervallen.

Factoring
Wat houdt factoring in?

Een factoringmaatschappij levert verschillende diensten met betrekking tot vorderingen op klanten: de administratie (inclusief inning en gerechtelijke invordering), de voorfinanciering en indekking van wisselrisico’s. Een factoringmaatschappij kan ook een goede bron van informatie zijn over klanten. In functie van de behoeften van de onderneming kan men kiezen uit verschillende dienstenpakketten.

 Hoe werkt factoring?

De onderneming draagt zijn facturen over aan de factor. Het is mogelijk dat de factor de onderneming een voorschot betaalt. De factor zal dan zelf de verworven facturen opvolgen en invorderen.

Welke voordelen biedt factoring?

De factor heeft de facturen volledig in eigen beheer. De factoringmaatschappij kan onder meer de invordering organiseren en de kredietwaardigheid van de klant van dag tot dag opvolgen. De factor zal afhankelijk van de situatie de facturen financieren voor 80 % tot 90 % van het factuurbedrag. De factor belast zich volledig met de verdere inning van de onbetaalde schuldvorderingen en zal desnoods een juridische procedure starten om de vordering te recupereren.

Doelstelling van debiteurenbeheer

De algemene doelstelling van debiteurenbeheer is het overzichtelijk maken van en beperken van de bedrijfsrisico’s te wijten aan slechte debiteuren.

De dagelijkse doelstelling is ervoor te zorgen dat de klanten binnen de afgesproken periode betalen om zo het rendement van de onderneming te verhogen.

Een ondernemer kiest zelf voor een harde of zachte aanpak van klanten. Welke methode de beste is hangt af van verschillende factoren die enkel de firma zelf kan beoordelen. Elke sector heeft zijn eigen normen en wellicht kent de onderneming zijn eigen klanten het beste.

Door debiteuren sneller te laten betalen:

– verbetert de cashflow van de onderneming;
– verbetert men de klantentevredenheid omdat discussies veel vlugger worden opgelost;
– verlaagt de post dubieuze debiteuren doordat men er vlugger bij is als het minder goed gaat met klanten;
-krijgt men ruimte voor de groei van de onderneming;
-bespaart men tijd, personeel en geld.

Het debiteurenbeheer moet ook afgestemd worden op de typische kenmerken van de onderneming en de klanten. Men moet er rekening mee houden dat de organisatie van het debiteurenbeheer zal afhangen van de markt waarin men zich beweegt, het aantal klanten, de structuur van de onderneming, de geografische spreiding van de klanten.

Bijvoorbeeld: klanten in de horecasector vragen een andere benadering dan klanten in de
telecommunicatie.

Kredietmanager

Preventie is een van de belangrijkste aspecten bij tijdige invorderingen van facturen. Een bedrijf moet een goede kredietpolitiek opstellen waarin duidelijke regels en
selectiecriteria zijn opgenomen omtrent de beoordeling van potentiële klanten. Het is nuttig om elke keer een uitgebreide analyse te maken van een toekomstige klant.
De preventieve acties beperken zich niet alleen tot de beoordeling van nieuwe klanten maar er worden ook regels opgesteld omtrent de periodieke analyse van bestaande klanten en de beoordeling van uitzonderlijke orders.
Tenslotte houdt een kredietmanager in een onderneming de  black & white list up to date en communiceert hierover uiteraard met de afdeling sales & marketing.
In de taak van de kredietmanager kunnen we een preventieve en een curatieve functie
onderscheiden.

Preventieve functie

Deze bestaat erin te proberen, gezonde vorderingen te creëren en ze gezond te houden. Daartoe kan de kredietmanager verschillende acties ondernemingen.

Voor eenmalige bestellingen is het aan te raden de kredietwaardigheid van de klant te onderzoeken. Krediet geven is eigenlijk vertrouwen in je klant stellen en geloven dat hij zal
kunnen en willen betalen. In geval van twijfel of risico kan je eventueel de
betalingsvoorwaarden verstrakken of bijkomende waarborgen vragen. De onderneming moet zich dus goed informeren betreffende de financiële situatie van de klant.

Veel ondernemingen besteden te weinig aandacht aan informatiewinning. Het kan hen nochtans veel leed en ellende besparen.

Als de klant meerdere bestellingen doet is het aan te raden per klant een kredietlimiet vast te leggen in functie van zijn financiële mogelijkheden. In geval van achterstallige betalingen kan je de klant het best blokkeren en bij slechte betalers steeds een voorafbetaling eisen en ze op een zwarte lijst plaatsen.

Curatieve functie

De curatieve functie houdt voor de kredietmanager in dat hij zieke vorderingen gaat proberen gezond te maken.

Dit gaat hij doen door;

– laattijdige betalingen en onbetaalde rekeningen onmiddellijk identificeren;
– een doeltreffende incasso-correspondentie opzetten, deze begint met de zorg voor duidelijke betalingsvoorwaarden en rekeningsuittreksels;
– aanmaningen sturen en verwijlintresten aanrekenen;
– efficiënte inningsactie coördineren: aangetekende brieven, telefoons, mails.

Het is belangrijk steeds hoffelijk te blijven. Aanmaningen moeten elkaar steeds korter opvolgen. Bijvoorbeeld: de eerste 15 dagen na in gebreke blijven van de betaling, de tweede 10 dagen na de eerste, de derde 6 dagen na de tweede.

De toon moet harder worden: in de eerste brief wordt aangenomen dat het gaat om een vergetelheid, met de tweede worden verwijlintresten en dossierkosten aangerekend, met de derde wordt de klant formeel in verwijl gesteld en bedreigd met een juridische actie als hij niet betaald. Snel aanmanen is ook belangrijk om geloofwaardigheid voor de rechtbank te behouden. Niets zal een klant meer geruststellen, dan om de maand eenzelfde brief met eenzelfde dreiging te ontvangen.

De brieven moeten versterkt worden met tussentijdse telefonische aanmaningen waarin aan de klant gevraagd wordt of hij de laatste brief ontvangen heeft, en wat hij eraan gaat doen. Als hij een belofte doet, moet hij de volgende werkdag opgebeld worden om te vragen of hij zijn belofte daadwerkelijk heeft uitgevoerd. Beweert hij dat hij een betaling gedaan heeft, dan dienen zeer nauwkeurige inlichtingen opgevraagd te worden, zoals het bedrag, de bankinstelling, het rekeningnummer waarop bevestiging kan bekomen worden.

Vanaf de tweede aanmaning af moeten in principe alle leveringen geblokkeerd, en alle herstellingsinterventies geweigerd worden.

Een belangrijke regel is nooit te dreigen in het ijle. Dreigen en de bedreiging niet uitvoeren, betekent onherstelbaar gezichtsverlies. Dus: vooraleer te dreigen, goed overleggen of de dreiging wel kan uitgevoerd worden.

Men kan eventueel de klant helpen om een aangepaste financiering te vinden: het gebeurt nog dat de klant een drempelvrees tegenover de banken heeft en zelf geen verstand van financieel beheer heeft, niet tijdig factureert, zijn vorderingen niet goed opvolgt, enz.

Als de vordering perfect inbaar is en de klant blijft weigeren te betalen moet men de juridische middelen zo snel mogelijk inschakelen voor dagvaarding.

Drie soorten slechte betalers

De klant met de slechte betalingsingesteldheid

Tot deze categorie van klanten behoren zij die zeggen:

– wij betalen iedereen op 60 dagen;
– wij betalen slechts eenmaal per maand;
– als het u niet aanstaat, gaan we wel naar een andere leverancier, er zijn er genoeg die langer krediet geven.

Dit zijn zeer gevaarlijke klanten, zeker voor kleinere bedrijven die hierdoor in liquiditeitsproblemen kunnen komen. Het is belangrijk even een kosten-batenanalyse te maken, m.a.w. wint of verliest men aan deze klant? Wanneer de balans negatief is, kan men beter afscheid nemen van dit type cliënteel.

De klant met klachten

Het is belangrijk te beseffen dat een goed behandelde klacht een perfecte klantenbinding is. In het ideale geval kan de gemaakte fout onmiddellijk rechtgezet worden. Zo komt de relatie met de klant niet in gevaar. Bovendien zullen veel klanten alle betalingen tegenhouden, omdat er over één deel van de factuur betwisting bestaat.

Een klacht die tot tevredenheid van de klant kan opgelost worden, zal maken dat de klant zijn eerste ontgoocheling zal vergeten en terug zal komen. Mogelijk zal die klant dan ook nog eens rondvertellen hoe tevreden hij over het bedrijf en haar producten is.

Achteraf is het ook belangrijk een analyse te maken van wat fout gegaan is en er de juiste lessen uit te trekken. Het doel moet zijn in de toekomst diezelfde fout te vermijden. Dit zal de algemene klantentevredenheid ten goede komen.

De tevredenheid van de klanten bevorderen is een voorbeeld van een win–win strategie. De klant wint omdat hij zijn verwachtingen ingevuld ziet en omdat hij meer vertrouwen krijgt in de degelijkheid zijn leverancier. Hierdoor zal hij in vertrouwen naar hem terugkeren en minder geneigd zijn een alternatieve leverancier te zoeken. Voor de onderneming is de winst zo mogelijk nog groter. Hij zal zijn klant zien terugkomen maar ook nieuwe klanten werven die aangelokt werden door de aanbevelingen van de eerste klant. De omzet stijgt, de verkoper kan besparen op reclame en hij zal ook minder kosten hebben aan het behandelen van klachten die minder frequent zullen voorkomen.

Ten slotte werkt de klantentevredenheid ook zeer aanstekelijk op de motivatie, de werkvreugde en het enthousiasme van de verkoopmedewerkers. Het is veel aangenamer met tevreden dan met klagende klanten te moeten werken. De resulterende huissfeer zal het rendement en de tevredenheid van de medewerkers verhogen, wat ook de onderneming ten goede komt.

De klant met financiële mogelijkheden

Een veel gebruikte uitvlucht is: wij moeten zelf ook op het geld van onze klanten wachten. Kennis van de financiële toestand van de klant is zeer belangrijk. Eventueel kan men samen met de debiteur een afbetalingsplan opstellen.

De meest voorkomende oorzaken van wanbetaling

-gebrek aan duidelijkheid in de betalingsvoorwaarden;
-nalatigheid;
-bijzondere afspraken beloofd door de verkoper en afwijkend van de algemeen geldende normen;
-toevoegingen of beloften gedaan zonder voorweten van de financiële directie;
-ontijdige leveringen;
-onvolledige, onvolmaakte of gebrekkige leveringen, onvolledige uitvoering van installatiewerken;
-onmacht van de klant;
-gebrekkige of onbestaande “dienst na verkoop”;
-laattijdige facturaties.

De meeste van deze oorzaken liggen bij de onderneming. Maar ook de klant zorgt er dikwijls voor dat hij niet tijdig kan of wil betalen.

De smoezen top tien van klanten

De klanten van een onderneming zijn heel creatief in het verzinnen van uitvluchten. Wees op je hoede als je op de vraag waarom nog niet is betaald één van de volgende antwoorden krijgt;

1. De verantwoordelijke voor de crediteurenadministratie is deze hele week helaas niet aanwezig. Belt u volgende week terug of zal ik een notitie nemen?

2. Er is echt van alles en nog wat mis met wat u geleverd heeft. We hebben een waslijst van klachten. U begrijpt wel dat we die eerst opgelost willen zien.

3. We zitten al een tijd te wachten op de betaling door een heel grote klant. Zodra die binnen is, bent u de eerste …

4. We begrijpen uw aanmaningen niet, want we hebben nooit een factuur ontvangen. Wilt u die alsnog sturen?

5. We hebben de goederen wel besteld bij u, maar ze daarna nooit ontvangen!

6. We hebben nooit opdracht gegeven voor de levering van uw goederen of diensten.

7. Ook toevallig dat u net nu belt! Het bedrag is vanmorgen overgemaakt. U zult het dus binnen enkele dagen wel ontvangen.

8. Door de toepassing van uw product hebben wij aanzienlijke schade geleden. We overleggen met onze advocaat over eventuele stappen.

9. Wij begrijpen ook niet hoe het komt dat u nog niets heeft ontvangen. Misschien heeft de bank een fout gemaakt. We zoeken het uit en u hoort nog van ons.

10. Wij hebben met één van uw medewerkers telefonisch afgesproken dat er eerst een creditnota zou komen voor een deel van het bedrag.

Punten om op te letten

– nooit krediet toekennen zonder voorafgaand akkoord van de kredietmanager;
– uitsluitend met kredietwaardige en eerbare klanten handelen;
– zorgvuldig de bestellingen uitvoeren en een technisch onberispelijk product leveren;
– tijdig factureren;
– duidelijke betalingsinstructies op de factuur vermelden;
– alle beloften en termijnen naleven;
– alle clausules doen naleven door de klant.

Een belangrijk element hierbij is dat men steeds in de verkoopvoorwaarden moet voorzien dat de verkoop van rechtswege ontbonden zal zijn ingeval wanbetaling wordt vastgesteld. Ontbinding van de verkoop kan de leverancier eventueel in de mogelijkheid stellen, onbetaalde goederen terug te halen of verdere leveringsverplichtingen van diensten te beëindigen.

Meting en opvolging van kredietmisbruik

Hiervoor gebruikt de kredietmanager verschillende technieken en instrumenten.

Het ageing rapport of vervaldagenrapport

Een goede manier om de debiteurenopvolging en inningsprestatienormen te meten is de ageing of ouderdomstabel van de uitstaande vorderingen. De vorderingen worden dan in een tabel gerangschikt volgens ouderdom t.o.v. hun eisbaarheid.

Dit rapport brengt drie belangrijke gegevens tot uiting:

-de grootste achterstallige vorderingen;
-de oudste en dus riskantste vorderingen;
-de debiteuren van de grootste oudste vorderingen.

De incasso-inspanning zal dus bij prioriteit gericht worden op de grootste en oudste vorderingen, en de informatie op de betreffende debiteuren zal zo nodig opgefrist en aangevuld worden om het risico in te schatten.

Het ageing rapport uitgedrukt in procenten

Het vergelijken van ouderdomstabellen over verschillende perioden, kan een eventuele procentuele toename van oude (achterstallige) vorderingen aan het licht brengen. Geleidelijke veroudering van het vorderingenpatroon wijst dan op een minder efficiënte inningsprocedure of op een versoepeling van de kredietverlening. Men gaat dan moeten uitzoeken waar de oorzaken van het probleem liggen.

Daarna kan men het gaan uitdrukken in het aantal dagen klantenkrediet. Handelsvorderingen zijn slechts liquide voorzover zij in een redelijke tijdspanne geïnd kunnen worden. Om de liquiditeit ervan na te gaan, wordt de gemiddelde inningsperiode van de handelsvorderingen in aantal dagen of het aantal dagen klantenkrediet uitgedrukt. Dit is het gemiddelde aantal dagen, dat krediet wordt gegeven aan de klanten of dat verloopt tussen het ogenblik van verkoop en het tijdstip van betaling door de klanten.

Het klantenkrediet kan dan vergeleken worden:

– met de standaardbetalingsvoorwaarden, waarvan de strikte toepassing en naleving een ideaal aantal dagen klantenkrediet zou geven;
– met de cijfers uit de vorige perioden, wat een inzicht geeft in de evolutie en eventuele verslechtering of verbetering;
– met het aantal dagen klantenkrediet van de concurrenten in dezelfde markt.

Informatiebronnen

Er zijn vele manieren om informatie in te winnen omtrent een klant en zijn kredietwaardigheid.

De voornaamste informatiebronnen waarop de kredietmanager een beroep kan op doen zijn de volgende:

-de Balanscentrale van de Nationale Bank:
deze verzamelt en reproduceert de jaarrekeningen.

-het Staatsblad:
dit blad publiceert de bankroeten, falingen en berichten van ondernemingen.

In de bijlagen van het Staatsblad worden gepubliceerd, de:

* oprichtingen van ondernemingen;
* kapitaalverhogingen of –verminderingen;
* fusies;
* ontbindingen;
* bevoegdheden;
* wijzigingen aan de statuten.

-op de Griffie van de Rechtbank van Koophandel vindt de kredietmanager gegevens over faillissementen aanvragen

-het Kadaster vermeldt:

*de bezittingen;
*en de eigendomsoverdrachten na overlijden.

-bij de RSZ kan men navragen of een bepaalde firma al dan niet achterstallig is met haar bijdragen.

Voor elke debiteur of potentiële debiteur bij al deze instellingen een informatiepakket bij elkaar sprokkelen zou een zeer arbeidsintensieve en tijdrovende bezigheid zijn. Daarom kan best beroep gedaan worden op professionele inlichtingenkantoren.

De voornaamste zijn Dun & Bradstreet, met kantoren over de hele wereld, Graydon (Benelux) en Dofina.

Deze drie informatiekantoren geven als belangrijkste inlichtingen:

-de juridische steekkaart van een onderneming: juiste opgaven van naam, adres, maatschappelijke zetel, bijhuizen, BTW-nummer, telefoonnummer, juridische vorm, oprichtingsdatum

-de historiek, zoals

*verplaatsing van zetel;
*kapitaalsverhoging of -vermindering;
*verandering van rechtsvorm, e.d.

– namen en adressen van bedrijfsleiders; heeft het management een reputatie van bekwaamheid en eerlijkheid

-participaties van ondernemingen in binnen- en buitenland, behoort de onderneming tot een sterke multinationale groep of kan ze meegesleept worden door zwakkere broers of zussen in de groep

-de bedrijfsomvang: fabriek, kantoor, magazijn, …

-de personeelsbezetting: aantal bedienden en arbeiders tewerkgesteld

-de financiële positie:

*maatschappelijk kapitaal;
*gestort kapitaal;
*de klassieke ratio’s zoals liquiditeit, rendabiliteit en solvabiliteit.

Als men alle informatie in een soort gegevensbank bijeenbrengt, kan men deze gemakkelijk raadplegen en kan men zich een goed beeld vormen over de nieuwe klant.

Late betalers aanpakken

-Factureer op tijd

Zorg ervoor dat u of uw administratie bijtijds factureert. Als u uw klant eerst een aantal weken of maanden op uw rekening laat wachten, komt het niet bepaald geloofwaardig over als u vervolgens probeert hem strak aan uw betalingsvoorwaarden te houden. Dat betekent voor u als verkoper dus dat u dagelijks aan de administratie doorgeeft welke orders u hebt afgesloten en wanneer de levering zal plaatsvinden, zodat ze direct een factuur kunnen aanmaken en versturen.

-Wees duidelijk in uw betalingsvoorwaarden

Zet uw betalingsvoorwaarden niet alleen in uw algemene voorwaarden en op de offerte maar voeg ze ook bij uw factuur. Zeker bij grotere betalingen. Geef in de factuur exact aan waar deze betrekking op heeft, ook als het gaat om een deelleverantie.

-Trek tijdig aan de bel

Is de betalingsdatum eenmaal verstreken, wacht dan niet onnodig lang met een eerste contact. Laat bijvoorkeur de verkoper even bellen en vriendelijk vragen wat er aan de hand is met de betaling. Dit is dan een goed moment om weer even contact te hebben met de klant.

Vaak is een vriendelijk telefoontje al voldoende om erachter te komen of er wellicht onduidelijkheden of problemen zijn over de levering of over de rekening. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een klant niet heeft betaald. Ga er niet altijd vanuit dat er opzet in het spel is. Zo gebeurt het nog wel eens dat een factuur niet is ontvangen of intern is zoekgeraakt. Een telefoontje is genoeg om hier wat aan te doen.

Als u belt naar een klant, begin dan met te vragen of alles naar wens is uitgevoerd. Is dat het geval, dan kunt u zonder er de nadruk op te leggen informeren of de betaling onderweg is. Hoort u van uw klant dat de factuur nooit is ontvangen, dan kunt u direct een duplicaat sturen of faxen.

-Laat zien dat u uw debiteurenbeheer serieus neemt

Als u aan uw klant laat zien dat u uw debiteurenbeheer serieus neemt, zal deze eerder overgaan tot betalen. Bedrijven die het langst wachten met reageren op niet-betaalde rekeningen moeten het langst wachten op betaling.

Hebt u binnen een redelijke periode (bijvoorbeeld een week na uw eerste telefoontje) nog geen betaling ontvangen, stuur dan een schriftelijke herinnering aan uw klant met het verzoek alsnog zo spoedig mogelijk te betalen. Met dit briefje geeft u aan dat u uw betalingsvoorwaarden serieus neemt en dat u alert bent op tijdige betaling. Dit is een vriendelijk briefje waarmee u op geen enkele wijze schade doet aan de relatie met uw klant.

-Aarzel niet om druk op de ketel te zetten

Bedenk dat u recht hebt op het geld dat op de factuur is vermeld. U hebt er immers een product of een dienst voor geleverd. Als u stappen onderneemt om daadwerkelijk uw geld binnen te krijgen, voelt u wellicht enige schroom of aarzeling richting uw klant die niet heeft betaald. Bedenk dat dit onterecht is en dat uw bedrijf niet kan bestaan van niet-betalende klanten. De boodschap die de verkoper duidelijk (maar niet letterlijk uiteraard) moet overbrengen is de volgende:

‘Beste klant, ik lever u graag maar verwacht dan wel dat u op tijd betaalt. En als uw na vriendelijk aandringen dan nog niet betaalt, heb ik het recht om u daartoe te dwingen. Want zonder betaling kan geen enkel bedrijf voortbestaan. Ook mijn bedrijf niet!’

Bij het afsluiten van nieuwe orders weet een klant in dat geval precies waar hij of zij aan toe is. De kans is groot dat uw klant begrip zal kunnen opbrengen voor uw besluit als verkoper om nieuwe leveringen even stop te zetten totdat openstaande facturen daadwerkelijk zijn betaald.